your privacy matters to us.

privacy statement.

At Agensi Pekerjaan Randstad Sdn Bhd (“Randstad”), protecting your personal data is important to us. We are committed to ensuring that your privacy is respected and maintained at all times. This privacy statement is issued in compliance with the Personal Data Protection Act 2010 (“PDPA”) as well as our existing obligations of confidentiality (“Privacy Statement”).

“personal data” means any information about an individual who can be identified: (a) from that data; or (b) from that data and other information to which we have or are likely to have access. The following are some examples of personal data: name, address, telephone number, NRIC/passport number and e-mail address.

1. what does this Privacy Statement cover?

This Privacy Statement explains how Randstad collects personal data and how we maintain, use and disclose that information. It also provides details about your rights with respect to data protection laws, along with our general rights and obligations in relation to the personal data we keep on record.

By continuing to use our services via our website or by providing personal data to us, you agree to the collection, use and disclosure of your personal data in the manner set out in this Privacy Statement.

Please read the privacy statement for Malaysia below, or click here to download it in PDF format.

2. types of information that we collect and hold

The type of information that we typically collect and hold will vary depending on our relationship with you. These relationships are generally categorised as:

candidates - include all individuals who approach us, or who are engaged by us in the process of seeking or performing work with us or our clients;

clients - include all individuals/companies who we deal with for the purpose of providing recruitment solutions and services for their business;

referees - include all individuals who we contact in evaluating our candidates’ capabilities and suitability for employment; and

participants - include all individuals to whom career transition services, career management services, change programs, coaching or other services are provided to.

We may also collect personal data from you if you contact us, for example by phone or email, and do not fall into one of the above categories.

2.1 candidates

If you are a candidate we collect your personal data as reasonably necessary for us to determine your suitability for work with us or through us. Some examples of personal data that we may collect about you as a candidate are:

  • your name and contact details, including your address, email address and phone numbers;
  • your date of birth;
  • your gender;
  • information in your cover letter, resume and application forms including your skills, qualifications, work history, references, goals and interests;
  • details of your work rights in Malaysia /other countries;
    your tax file number and related details;
  • information documenting your work history with or through us (including bank account details, salary and work performance information);
  • aptitude and psychological assessment results;
  • the results of background checks; and other information that you, your referees or our clients provide to us, including personal feedback and notes of our interactions with you and/or others in relation to your suitability for work with us or through us.

Randstad only processes personal data with your consent or as otherwise permitted under the PDPA or other applicable laws and regulations.

2.2 clients

If you are our client, we collect information that is reasonably necessary for us to provide the best recruitment solutions for you and your business needs. The main types of information we collect about you as our client are:

  • your contact details including your address and telephone numbers;
  • details of your job title/description and organisational needs; and
  • records of our interaction with you and confidential feedback you may give us regarding our candidates.

2.3 referees

If you are a referee we collect information that is reasonably necessary for us to determine a candidate’s suitability for work with us or through us. The main types of information we collect about referees are:

  • your contact details including your address and telephone numbers;
  • details of your job title/description; and
  • your confidential opinions about a candidate and their suitability for work with or through us.

2.4 participants

If you are a participant we collect information that is reasonably necessary for us to provide you career transition services, career management services, change programs, coaching or other services provided by us. The main types of personal data we collect about you are similar to the information we collect about candidates (outlined in section 2.1).

3. who will be collecting your personal data

Your personal data will be collected by Randstad for its own use and on behalf of other members of the Randstad Group, who might require access to your personal data in connection with its recruitment services. Each time you visit our web site statistical data is collected. This data is not linked to a particular person and does not provide us with any personal data.

4. how your personal data will be collected

4.1 candidates

Personal data will be collected from you directly when you attend an interview with one of our staff members. At this time or prior to such interview, you will complete our registration paperwork or any other information in connection with your application to us for registration.

Personal data will also be collected when:

  • we receive any reference about you;
  • we receive results of inquiries that we might make with your former employers, work colleagues, professional associations or registration body;
  • we receive the results of your work rights status;
  • we receive the results of any competency or medical test;
  • we receive performance feedback (whether positive or negative);
  • we receive any complaint from or about you in the workplace;
  • we receive any information about a workplace accident in which you are involved;
  • we receive a response from a job advertisement – either written, verbal or email;
  • we receive any information about any insurance investigation, litigation, registration or professional disciplinary matter, criminal matter, inquest or inquiry in which you are involved; and
    you provide us with any additional information about you.
     

4.2 clients

If you are a client the ways in which we collect information about you are when:

we meet you or communicate with you in any way; or you provide your opinion or feedback regarding one of our candidates.

4.3 referees

If you are a referee the ways in which we collect personal data about you are when:

a candidate provides us with your contact details and informs us that you have consented to such collection; and
we take notes of our dealings with you including your opinions of the suitability of a candidate for work with or through us.

4.4 participants

If you are a participant the ways in which we collect personal data about you are when you:

  • complete a survey or form requesting information from us;
  • either apply or are put forward for career transition services, career management services, change programs, coaching or other services provided by us; or
    otherwise provide us with personal data in person or via telephone, email, fax, post or other means, whether at our request or at your own initiative.

4.5 general - visiting our web site & online

You can visit our web site and browse without the need to disclose any personal data.

When you visit the Randstad web site, we record anonymous information such as the date and time of your visit, the server/IP address, which site was visited and the information viewed and/or downloaded. The information gathered cannot be directly matched to an individual and is only used for administration and statistical purposes such as error logging. The information cannot tell us anything about you; it can only tell us about how you used our web site. This information can help us determine what areas of our web site are most beneficial to our visitors. No attempt is made by Randstad to identify users or their browsing activities.

If you visit the Candidate Registration web site and register on-line for employment opportunities or, visit the client resources site to register a vacancy, we do collect some personal data about you, which you volunteer by filling in your details. The information required may include providing basic personal details such as your name, address, phone number and email address etc. You may also submit your resume or a position description. The information gathered at this point is stored in our database for retrieval and use by a Randstad staff only for the purposes for which it was intended. By submitting your personal data in this way, you acknowledge and accept our Privacy Statement.

When submitting a time sheet via our web site, the information is transmitted directly to our payroll division, where it is only used for the intended purpose and is not disclosed to anyone outside the organisation. There is no collection of personal data until you have completed the time sheet and submit it to Randstad for processing.

You can also view our advertisements on authorized third party recruitment websites which may either direct you to the Randstad website for you to log in and submit your application with personal data, or allow you to submit such data via the submit function of the third party website. If you submit your information to us through a third party website, please ensure that you read their privacy statement. Any personal data we receive we will assume that you have consented to allow us to collect, use, and disclose (as described in this Privacy Statement) your personal data for the purposes of evaluating your candidacy in relation to the vacancy posted or other vacancies which we may decide to engage in the future.

5. use of your personal data

5.1 candidates

Your personal data may be processed for:

  • your actual or possible work placement;
  • checking your work rights status with any government department or body (or their agents);
  • Where legally permitted, to undertake directly or through agents a criminal reference check with relevant government agencies, background checks or credit checks;
  • payment for work completed on a temporary/contract assignment;
    to follow up with you to offer you work or ascertain your availability for work;
  • your performance appraisals;
    our assessment of your ongoing performance and prospects;
    any test or assessment (including medical tests and assessments) that you might be required to undergo;
  • our identification of your training needs;
  • any workplace rehabilitation;
    our management of any complaint, investigation or inquiry in which you are involved;
  • any insurance claim or proposal that requires disclosure of your personal data;
  • to tell you about the other services that we may provide; and
  • ensuring our internal business processes are running smoothly which may include quality assurance audits, quality and services evaluations, fulfilling legal requirements and conducting confidential systems maintenance and testing.
     

5.2 clients

Personal data that we process about clients are typically for:

  • client and business relationship management;
  • recruitment functions;
  • marketing services to you;
    statistical purposes and statutory compliance requirements; and
  • risk management.
     

5.3 referees

Personal data that we process about referees are typically for:

  • to confirm identity and authority to provide references;
  • candidate suitability assessment; and
  • recruitment functions.

5.4 participants

Your personal data may be processed in connection with (as relevant):

  • to communicate with and provide information requested by you;
    outplacement or redeployment;
  • provision of career management programs and associated services;
  • provision of services in connection with change programs; and
  • executive coaching and associated services.

6. sensitive information

By signifying your consent to us, you give us your explicit consent to process your sensitive personal data such as your mental or physical health and condition, religious beliefs and misconducts (if any) for the purposes described above or as required by law.

We may also obtain your sensitive personal data from other parties when it is allowed by law.

7. disclosure of your information

7.1 candidates

Your personal data may be disclosed to the following parties (including those within and outside of Malaysia. A list of these locations is available at: http://www.randstad.com/about-us/worldwide-operations):

  • potential and actual clients of Randstad;
    referees;
  • other members of Randstad;
    a professional association or registration body that has a proper interest in the disclosure of your personal data;
  • our insurers;
  • any government department or body (or their agents) to verify your work rights status;
  • a designated, registered training provider in relation to training and personal development opportunities;
  • any person with a lawful entitlement to obtain the information;
    Select third parties including suppliers and sub-contractors for the performance of any contract we enter into with them;
  • (Where permitted by law) third party providers of criminal, background or credit checking services;
  • Your agents and advisors and any other person notified by and authorised by you; and
  • Our assignnees or potential assignees, acquirers or potential acquirers and successors-in-title.

We will advise you of our intentions and gain consent before we refer your personal data to our clients for possible work opportunities.

We may also disclose your personal data (within and outside Malaysia) in good faith, (i) to comply with  requirements of the government, law enforcement agency, any authorities to whom Randstad is subject to or any orders of court; (ii) as is necessary or relevant in relation to any legal process; or (iii) if required or authorised by law.

7.2 participants

Your personal data may be disclosed for the purpose for which it is collected. That is, generally, we will only disclose your personal data for a purpose related to the provision of career transition services, career management service, coaching, change programs or other services. This may include disclosing your personal data to clients who may be your potential or actual employer. We may also disclose your personal data to the parties listed in section 7.1.

7.3 related purpose disclosures (relevant for candidates, clients, referee and participants)

We outsource a number of services to contracted service suppliers (CSPs) from time to time. Such CSPs may be located overseas. As part of the outsourcing arrangement with a CSP, they may need access to some of your personal data.

Typically our CSPs would include:

  • software solutions providers;
    I.T. contractors and database designers and Internet service suppliers;
  • legal and other professional advisors;
  • insurance brokers, loss assessors and underwriters;
    background checking and screening agents; and
  • talent marketplace platforms.

We take reasonable steps to ensure that terms of service with our CSPs recognise that we are bound by obligations under the PDPA to protect the privacy of your personal data and that they will not do anything that would cause us to breach those obligations.

Once we establish and maintain an employment, staffing or placement relationship with you, we use the data you provided to us, to comply with laws and regulations, including but not limited to employment law, tax and social security and national and international sanctions regulation compliance. For the purposes mentioned above, Randstad may transfer your personal data to other Randstad entities that provide services on behalf of Randstad.

8. personal data of referees (relevant to candidates)

The submission of references is essential to the recruitment process as we give critical consideration to any input provided to us by your referees.

In submitting your application, you shall be required to submit the names and other personal data of referees you wish us to contact. Before you give us any personal data about your referees, you must notify each referee with the purpose of Randstad’s use of their personal data and obtain their permission to disclose to us their data for the purposes of evaluating your candidacy for current or future vacancies that we may engage with you from time to time.

8. if you do not give us the information we seek

Unless otherwise stated, all information requested by Randstad is obligatory.

You can refuse to provide us with your personal data. However if you do not give us this information, we may not be able to provide our services to you. For example, if you are a candidate we may be limited in our ability to locate suitable work for you

10. direct marketing

We may sometimes use personal data for marketing purposes but only in the following ways:

  • we will contact candidates and participants (where relevant) while they are registered with us with updates in relation to employment opportunities, market information and promotions from time to time;
  • we will send subscribers to our website news and job alerts to which they have subscribed; and
    we will contact clients with whom we have a relationship with market information and promotions from time to time.
     

When sending direct marketing material we will give you the option as to whether or not you wish to receive further marketing communications. We usually use email, phone and/or SMS. If you wish to change your preferences for contacts, please go to www.randstad.com.my/my-randstad/.

11. how does Randstad protect the security of your information

We take all reasonable steps to protect your personal data from misuse, loss, unauthorised access, modification and disclosure.

We have a number of safety measures in place to protect your information. For example, your personal data is stored in secured offices and in computerised databases which require a log in and password to gain access. Access to the database is only available to those who require such access. All staff are bound by a confidentiality agreement regarding company and customer information. Visitors to our premises are always accompanied by a member of staff for the duration of the visit.

As our information technology storage facilities and servers may be located in other jurisdictions, your personal data may be transferred to, stored, used and processed in a jurisdiction other than Malaysia. You understand and consent to the transfer of your personal data out of Malaysia as described herein and under sections 7.1 and 7.3.

Where we transfer your personal data to a country outside of Malaysia, we will take steps to ensure that your personal data continues to receive a standard of protection that is at least comparable to that provided under the PDPA.

12. accuracy of personal data

We generally rely on personal data provided by you (or your authorised representative). In order to ensure that your personal data is current, complete and accurate, please update us if there are changes to your personal data by informing our Data Protection Officer in writing or via email at the contact details provided below.

13. your rights - withdrawing your consent

You are entitled to withdraw your consent for the processing of your personal data by giving Randstad reasonable notice by sending a written request to our Data Protection Officer at the contact details provided below.

Upon receipt of your written request to withdraw your consent, we may require reasonable time (depending on the complexity of the request and its impact on our relationship with you) for your request to be processed and for us to notify you of the implications of such withdrawal.

We may also ask you to verify your identity and for more information about your request.

14. your rights – correcting information you have provided 

14.1 general

If you wish to make (a) an access request for access to a copy of the personal data which we hold about you or information about the ways in which we use or disclose your personal data, or (b) a correction request to correct or update any of your personal data which we hold about you, you may submit your request in writing or via email to our Data Protection Officer at the contact details provided below.

Please note that a reasonable fee may be charged for an access request. If so, we will inform you of the fee before processing your request.

We will respond to your request as soon as reasonably possible. If we are unable to respond to your request within twenty-one (21) days after receiving your request, we will inform you in writing days of the time by which we will be able to respond to your request. If we are unable to provide you with any personal data or to make a correction requested by you, we shall generally inform you of the reasons why we are unable to do so (except where we are not required to do so under the PDPA).

14.2 candidates

If you are a candidate, information provided by referees or from clients about you is often given on a confidential basis. Accordingly, disclosing the opinions given by a referee or client may have an unreasonable impact on the privacy of those individuals. If referees or clients provide information about you on a confidential basis, you may not access this information, and we will not be able to share it with you without the consent of the referee or client (as applicable).

15. retention of personal data

We may retain your personal data for as long as it is necessary to fulfil the purpose for which it was collected, or as required or permitted by applicable laws. We will cease to retain your personal data, or remove the means by which the data can be associated with you, as soon as it is reasonable to assume that such retention no longer serves the purpose for which the personal data was collected, and is no longer necessary for legal or business purposes.

16. using our website

As with most websites, when you visit our website, we may record anonymous information such as IP address (where not used to identify a specific individual), time, date, referring URL, pages accessed and documents downloaded, type of browser and operating system.
We also use “cookies” and other tracking tools. A cookie is a small file that stays on your computer until, depending on whether it is a sessional or persistent cookie, you turn your computer off or it expires. Cookies may collect and store your personal data. You may adjust your internet browser to disable cookies. If cookies are disabled you may still use our website, but may be limited in the use of some of the features. For more information about the cookies on our website, please check the cookie statement at www.randstad.com/cookies.

17. external sites

 Our website or communications may contain links to or from other websites. External sites that are linked to or from the Randstad web site are not under our control and you are advised to review their privacy statement. Users should note there are inherent risks associated with the transmission of information via the Internet and you should therefore make your own assessment of the potential risk to the security of your information.

18. changes to this Privacy Statement

 Our Privacy Statement is reviewed and updated regularly, and the updated details will always be available on our web site.

19. how to contact us about this Privacy Statement

If you would like to make any inquiries or complaints or requests to access, correct or limit our processing of your personal data, please contact:

Randstad Malaysia Data Privacy Officer

email: privacy@randstad.com.my 

telephone number: +603 2036 6608 / 6637

address: Level 8, Menara Weld, 76, Jalan Raja Chulan Kuala Lumpur 50200

In the event of any inconsistencies between the English version and the Bahasa Malaysia version of this Privacy Statement, the English version shall prevail.

kenyataan privasi

Di Agensi Pekerjaan Randstad Sdn Bhd (“Randstad”), perlindungan data peribadi anda adalah penting kepada kami. Kami komited untuk memastikan bahawa privasi anda dihormati dan dipelihara pada setiap masa. Kenyataan privasi ini dikeluarkan mengikut Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“APDP”) serta kewajipan kerahsiaan kami yang sedia ada (“Kenyataan Privasi”).

“data peribadi” ertinya apa-apa maklumat yang berkenaan dengan seorang individu yang boleh dikenal pasti: (a) daripada maklumat itu; atau (b) daripada maklumat itu dan maklumat lain dalam milikan kami atau yang kami mungkin mempunyai akses kepada. Berikut adalah beberapa contoh data peribadi: nama, alamat, nombor telefon, nombor kad pengenalan / passport dan alamat e-mel.

Sila membaca Kenyataan Privasi untuk Malaysia ini di bawah, atau klik di sini untuk memuat turunnya dalam bentuk PDF.

1. apakah yang diliputi oleh Kenyataan Privasi ini?

Kenyataan Privasi ini menjelaskan bagaimana Randstad mengumpul data peribadi dan bagaimana kami mengekal, mengguna dan menzahir maklumat tersebut. Ia juga memberikan butiran tentang hak-hak anda berkenaan dengan undang-undang perlindungan data, bersama-sama dengan hak dan kewajipan umum kami berhubung dengan data peribadi yang disimpan oleh kami.

 

Dengan terus menggunakan perkhidmatan kami melalui laman web kami atau dengan memberi data peribadi anda kepada kami, anda bersetuju untuk pengumpulan, penggunaan dan penzahiran data peribadi anda mengikut cara yang dinyatakan dalam Kenyataan Privasi ini.

2. jenis maklumat yang dikumpul dan dipegang oleh kami

Jenis maklumat yang biasa dikumpul dan dipegang oleh kami akan berubah bergantung kepada hubungan kami dengan anda. Hubungan ini secara umumnya dikategorikan sebagai: 

calon - termasuk semua individu yang mendekati kami, atau yang terlibat dengan kami dalam proses mencari atau yang melaksanakan bekerja dengan kami atau pelanggan kami;

pelanggan - termasuk semua individu / syarikat yang kami berurusan dengan tujuan menyediakan penyelesaian dan perkhidmatan pengambilan pekerja untuk perniagaan mereka;

perujuk - termasuk semua individu yang kami hubungi dalam penilaian keupayaan dan kesesuaian calon-calon kami untuk diambil kerja; dan

peserta - termasuk semua individu di mana perkhidmatan peralihan kerjaya, perkhidmatan pengurusan kerjaya, program perubahan, bimbingan atau perkhidmatan lain diberikan kepada.

Kami juga mungkin mengumpul data peribadi daripada anda jika anda menghubungi kami, contohnya melalui telefon atau e-mel, dan anda tidak termasuk dalam mana-mana kategori di atas.

2.1 calon

Sekiranya anda seorang calon, kami akan mengumpul data peribadi anda yang secara munsabahnya perlu untuk kami menentukan kesesuaian anda untuk bekerja untuk kami atau diambil kerja melalui kami. Contoh-contoh data peribadi yang mungkin kami mengumpul mengenai anda sebagai seorang calon adalah:

  • nama dan butiran perhubungan anda, termasuk alamat, alamat e-mel dan nombor telefon anda;
  • tarikh lahir anda;
  • jantina anda;
  • maklumat dalam cover letter, resume dan borang permohonan termasuk kemahiran, kelayakan, sejarah kerja, rujukan, matlamat dan minat anda;
  • butiran hak kerja anda di Malaysia / negara lain;
    nombor fail cukai anda dan butiran yang berkaitan;
  • maklumat yang mendokumenkan sejarah kerja anda dengan kami atau melalui kami (termasuk butiran akaun bank, maklumat gaji dan prestasi kerja);
  • hasil penilaian bakat dan psikologi;
    hasil pemeriksaan latar belakang; dan maklumat lain yang anda, perujuk atau pelanggan kami yang berikan kepada kami, termasuk maklum balas peribadi dan nota interaksi kami dengan anda dan / atau orang lain yang berkaitan dengan kesesuaian anda untuk bekerja dengan kami atau diambil kerja melalui kami.

Randstad hanya memproses data peribadi anda dengan persetujuan anda atau sepertimana yang dibenarkan di bawah APDP atau mana-mana undang-undang dan peraturan-peraturan lain yang berkenaan.

2.2 pelanggan

Sekiranya anda merupakan pelanggan kami, kami mengumpulkan maklumat yang secara munasabahnya perlu supaya kami boleh memberi penyelesaian pengambilan pekerja yang terbaik kepada anda bergantung kepada keperluan perniagaan anda. Jenis utama maklumat yang dikumpulkan oleh kami mengenai anda sebagai pelanggan kami adalah:

  • butir-butir perhubungan anda termasuk alamat anda dan nombor-nombor telefon;
  • butiran mengenai tajuk atau penerangan pekerjaan anda dan keperluan organisasi anda; dan
    rekod interaksi kami dengan anda dan maklum balas sulit yang anda mungkin memberi kepada kami mengenai calon kami.

2.3 perujuk

Sekiranya anda seorang perujuk, kami mengumpul maklumat yang secara munsabahnya perlu untuk kami mengenal pasti kesesuaian calon kami untuk bekerja dengan kami atau diambil kerja melalui kami. Jenis utama maklumat yang dikumpul mengenai perujuk adalah:

  •  butir-butir perhubungan anda termasuk alamat dan nombor-nombor telefon anda;
  • butir-butir mengenai tajuk dan pekerjaan anda; dan
    pendapat sulit anda mengenai seseorang calon dan kesesuian mereka untuk bekerja dengan kami atau diambil kerja melalui kami.

2.4 peserta

Sekiranya anda seorang peserta, kami mengumpul maklumat yang secara munasabahnya perlu untuk kami menyediakan kepada anda, perkhidmatan peralihan kerjaya, perkhidmatan pengurusan kerjaya, program perubahan, bimbingan atau perkhidmatan lain yang disediakan oleh kami. Jenis utama data peribadi yang dikumpul oleh kami mengenai anda adalah serupa dengan maklumat yang dikumpulkan mengenai calon (seperti yang diuraikan dalm seksyen 2.1).

3. pihak yang akan mengumpul data peribadi anda

Data peribadi anda akan dikumpul oleh Randstad untuk kegunaan sendiri dan bagi pihak ahli-ahli Kumpulan Randstad, yang munkin memerlukan akses kepada data peribadi anda berhubungan dengan perkhidmatan pengambilan pekerjanya. Setiap kali anda mengunjungi laman web data statistik akan dikumpulkan. Data ini tidak dikaitkan dengan orang tertentu dan tidak memberikan kami sebarang data peribadi.

4. cara data peribadi anda dikumpulkan 

Data peribadi akan dikumpulkan dari anda secara langsung apabila anda menghadiri temuduga dengan salah seorang kakitangan kami. Pada masa ini atau sebelum temuduga sedemikian, anda akan menyelesaikan kertas kerja pendaftaran kami atau sebarang maklumat lain yang berkaitan dengan permohonan anda kepada kami untuk pendaftaran.

Data peribadi juga akan dikumpul apabila:

  • kami menerima sebarang rujukan mengenai anda;
  • kami menerima keputusan penyelidikan yang mungkin dibuat oleh kami dengan bekas majikan anda, rakan sekerja anda, persatuan profesional atau badan pendaftaran;
  • kami menerima keputusan status hak kerja anda;
  • kami menerima keputusan mana-mana ujian kemampuan atau ujian perubatan;
  • kami menerima maklum balas prestasi (sama ada positif atau negatif);
  • kami menerima apa-apa aduan daripada atau mengenai anda di tempat kerja;
  • kami menerima sebarang maklumat mengenai kemalangan di tempat kerja di mana anda terlibat;
  • kami menerima respons daripada iklan pekerjaan - sama ada dalam bentuk bertulis, lisan atau e-mel;
  • kami menerima apa-apa maklumat mengenai sebarang siasatan insurans, litigasi, pendaftaran atau perkara disiplin profesional, perkara jenayah, inkues atau pertanyaan yang anda terlibat; dan
    anda memberi kami maklumat tambahan mengenai anda.

4.2 pelanggan

Sekiranya anda pelanggan, cara-cara di mana kami mengumpulkan maklumat mengenai anda adalah apabila:

  • kami bertemu dengan anda atau berkomunikasi dengan anda dalam apa jua cara; atau
    anda memberi pendapat atau maklum balas anda mengenai salah satu calon kami.

4.3 perujuk

Sekiranya anda seorang perujuk, cara-cara di mana kami mengumpulkan data peribadi mengenai anda adalah apabila:

seseorang calon memberi butiran perhubungan anda kepada kami dan memaklumkan kepada kami bahawa anda telah bersetuju dengan pengumpulan tersebut; dan
kami mengambil nota mengenai urusan kami dengan anda termasuk pendapat anda tentang kesesuaian calon untuk bekerja dengan kami atau diambil melalui kami.

4.4 peserta

Sekiranya anda seorang peserta, cara-cara di mana kami mengumpulkan data peribadi mengenai anda adalah apabila anda:

melengkapkan kaji selidik atau borang yang meminta maklumat daripada kami;
sama ada memohon atau dikemukakan untuk perkhidmatan peralihan kerjaya, perkhidmatan pengurusan kerjaya, program perubahan, bimbingan atau perkhidmatan lain yang disediakan oleh kami; atau
memberi kepada kami data peribadi anda secara peribadi atau melalui telefon, e-mel, faks, pos atau cara-cara lain, sama ada atas permintaan kami atau atas inisiatif anda sendiri.

4.5 umum – pelawatan laman web kami & online

Anda boleh melawat laman web kami dan menyemak imbas tanpa perlu menzahirkan sebarang data peribadi.

Apabila anda melawati laman web Randstad, kami merekodkan maklumat tanpa nama seperti tarikh dan waktu lawatan anda, alamat pelayan / IP, laman web yang dilawati dan maklumat yang dilihat dan / atau dimuat turun. Maklumat yang dikumpulkan ini tidak dapat secara langsung, dipadankan kepada seseorang individu dan hanya digunakan untuk tujuan pentadbiran dan statistik seperti error logging. Maklumat itu tidak dapat memberitahu kami apa-apa mengenai anda; ia hanya boleh memberitahu kami tentang cara anda menggunakan laman web kami. Maklumat ini dapat membantu kami menentukan bahagian-bahagian laman web kami yang paling bermanfaat kepada pelawat kami. Tiada percubaan dibuat oleh Randstad untuk mengenal pasti pengguna atau aktiviti penyemakan imbas mereka.

Jika anda melawat laman web Pendaftaran Calon dan mendaftar secara on-line untuk peluang pekerjaan atau, melawati laman sumber pelanggan untuk mendaftar (mengisi) kekosongan jawatan, kami mengumpul data peribadi tentang anda, yang anda secara sukarela memberi dengan mengisi  butiran anda. Maklumat yang diperlukan mungkin termasuk butiran peribadi asas seperti nama, alamat, nombor telefon dan alamat e-mel anda dll. Anda juga boleh menyerahkan resume anda atau suatu keterangan jawatan. Maklumat yang dikumpulkan pada masa ini disimpan dalam pangkalan data kami untuk didapatkan semula dan digunakan oleh kakitangan Randstad hanya untuk tujuan yang dimaksudkan. Dengan menyerahkan data peribadi anda dengan cara ini, anda mengakui dan menerima Kenyataan Privasi kami.

Dengan mengemukakan lembaran masa melalui laman web kami, maklumat itu akan dihantar terus ke bahagian penggajian kami, di mana ia hanya digunakan untuk tujuan yang dimaksudkan dan tidak dizahirkan kepada sesiapa di luar organisasi kami. Tiada pengumpulan data peribadi dijalankan sehingga anda telah menyelesaikan lembaran masa dan menyerahkannya kepada Randstad untuk diproses.

Anda juga boleh melihat iklan kami di laman web pihak ketiga pengambilan pekerja yang disahkan, yang mungkin menujukan anda ke laman web Randstad untuk anda log masuk dan menghantar permohonan anda dengan data peribadi, atau membolehkan anda menghantar data tersebut melalui fungsi hantar dari laman web pihak ketiga. Sekiranya anda menyerahkan maklumat anda kepada kami melalui laman web pihak ketiga, pastikan anda membaca kenyataan privasi mereka. Sebarang data peribadi yang diterima oleh kami, kami akan mengandaikan bahawa anda telah memberikan kebenaran kepada kami untuk mengumpul, menggunakan, dan menzahirkan (seperti yang diterangkan dalam Kenyataan Privasi ini) data peribadi anda untuk tujuan menilai pencalonan anda berhubung kekosongan yang dimuat naik atau kekosongan lain yang kami mungkin memutuskan untuk melibatkan diri pada masa akan datang.

5. penggunaan data peribadi anda

5.1 calon

Data peribadi anda mungkin diproses untuk:

  • penempatan kerja anda yang sebenar atau yang potensi;
  • penyemakan status hak kerja anda dengan mana-mana jabatan atau badan kerajaan (atau ejennya);
  • di mana dibenarkan di bawah undang-undang, untuk menjalankan secara langsung atau melalui ejen pemeriksaan rujukan jenayah dengan agensi kerajaan yang berkaitan, pemeriksaan latar belakang atau pemeriksaan kredit;
  • bayaran untuk kerja yang diselesaikan pada tugasan sementara / kontrak;
  • untuk membuat susulan dengan anda untuk menawarkan anda pekerjaan atau memastikan ketersediaan anda untuk bekerja;
    penilaian prestasi anda;
  • penilaian kami tentang prestasi dan prospek anda yang berterusan;
    apa-apa ujian atau penilaian (termasuk ujian perubatan dan penilaian) yang anda mungkin perlu menjalani;
  • mengenal pasti keperluan latihan anda;
    sebarang pemulihan tempat kerja;
    pengurusan kami tentang apa-apa aduan, siasatan atau siasatan di mana anda terlibat;
  • sebarang tuntutan atau cadangan insurans yang memerlukan penzahiran data peribadi anda;
  • untuk memberitahu anda tentang perkhidmatan lain yang kami mungkin disediakan; dan
    memastikan proses dalaman perniagaan kami berjalan lancar yang mungkin termasuk audit jaminan kualiti, penilaian kualiti dan perkhidmatan, memenuhi keperluan undang-undang dan menjalankan penyelenggaraan dan pengujian sistem sulit.

5.2 pelanggan

Data peribadi yang kami proses mengenai pelanggan biasanya adalah untuk:

pengurusan hubungan pelanggan dan perniagaan;
fungsi pengambilan pekerja;
perkhidmatan pemasaran kepada anda;
keperluan statistik dan keperluan pematuhan statutori; dan
pengurusan risiko.

5.3 perujuk

Data peribadi yang kami proses mengenai perujuk biasanya adalah untuk:

untuk mengesahkan identiti dan hak untuk memberikan rujukan;
penilaian kesesuaian calon; dan
fungsi pengambilan pekerja.

5.4 peserta

Data peribadi anda mungkin diproses berkaitan dengan (sepertimana yang berkaitan):

untuk berkomunikasi dan memberi maklumat yang diminta oleh anda;
penempatan atau penempatan semula;
menyediakan program pengurusan kerjaya dan perkhidmatan berkaitan;
penyediaan perkhidmatan berkaitan dengan program perubahan; dan
bimbingan eksekutif dan perkhidmatan yang berkaitan.

6. maklumat sensitif

Dengan menandakan persetujuan anda, anda memberikan kami persetujuan nyata anda untuk kami memproses data peribadi sensitif anda seperti maklumat kesihatan mental dan fizikal anda, kepercayaan agama dan apa-apa pelakuan kesalahan (jika ada) bagi tujuan-tujuan yang dinyatakan di atas atau seperti yang diperlukan oleh undang-undang.

Kami juga mungkin akan mendapatkan data peribadi sensitif anda tanpa persetujuan nyata anda dalam keadaan-keadaan yang dibenarkan di bawah undang-undang.

7. penzahiran maklumat anda

7.1 calon

Data peribadi anda mungkin dizahirkan kepada pihak-pihak berikut (termasuk pihak-pihak yang terletak di dalam dan di luar Malaysia. Senarai lokasi-lokasi tersebut tersedia di: http://www.randstad.com/about-us/worldwide-operations):

pelanggan berpotensi dan sebenar Randstad;
perujuk;
ahli-ahli Randstad yang lain;
persatuan profesional atau badan pendaftaran yang mempunyai kepentingan yang wajar dalam penzahiran data peribadi anda;
penanggung insurans kami;
mana-mana jabatan atau badan kerajaan (atau agen mereka) untuk mengesahkan status hak kerja anda;
pembekal latihan berdaftar yang ditetapkan berhubung dengan latihan dan peluang pembangunan peribadi;
mana-mana orang yang mempunyai kelayakan yang sah untuk mendapatkan maklumat itu;
pihak ketiga tertentu, termasuk pembekal dan subkontrakor untuk tujuan pelaksanaan melaksanakan apa-apa kontrak yang telah kami masuk dengan mereka;
(Jika dibenarkan di bawah undang-undang) pembekal pihak ketiga bagi perkhidmatan pemeriksaan jenayah, latar belakang atau kredit;
ejen dan penasihat anda dan mana-mana orang lain yang diberitahu dan diberi kuasa oleh anda; dan
pemegang serah hak atau pemegang serah hak berpotensi kami, pemeroleh atau pemeroleh berpotensi kami.

Kami akan menasihati anda tentang niat kami dan mendapatkan persetujuan anda sebelum kami merujuk data peribadi anda kepada pelanggan kami untuk peluang pekerjaan.

Kami mungkin akan mendedahkan data peribadi (di dalam dan di luar Malaysia) secara suci hati,  (i) untuk mematuhi keperluan kerajaan, agensi penguatkuasaan undang-undang, dan mana-mana pihak berkuasa yang Randstad tertakluk dibawah atau apa-apa perintah mahkamah atau (ii) seperti yang diperlukan atau relevan kepada apa-apa proses perundangan; atau (iii) jika diperlukan atau dikuatkuasakan undang-undang.

7.2 peserta

Data peribadi anda mungkin dizahirkan untuk tujuan yang dikumpulkan. Secara umum, kami hanya akan menzahirkan data peribadi anda untuk tujuan yang berkaitan dengan penyediaan perkhidmatan peralihan kerjaya, perkhidmatan pengurusan kerjaya, pembinaan, program perubahan atau perkhidmatan lain. Ini mungkin termasuk menzahirkan data peribadi anda kepada pelanggan yang mungkin menjadi majikan anda yang berpotensi atau sebenar. Kami juga mungkin menzahirkan data peribadi anda kepada pihak yang disenaraikan dalam seksyen 7.1.

7.3 penzahiran untuk tujuan berkaitan (berkaitan untuk calon, pelanggan, perujuk dan peserta)

Sejumlah perkhidmatan kami di-outsource kepada penyedia perkhidmatan berkontrak (PPB) dari semasa ke semasa. PPB tersebut munkin terletak di luar negara. Sebgai sebahagian daripada pengaturan outsourcing dengan PPB, merekan mungkin memerlukan akses kepada data peribadi anda.

Biasanya PPB kami termasuk:

penyedia perisian penyelesaian;
kontraktor I.T. dan pereka pangkalan data dan pembekal perkhidmatan Internet;
penasihat undang-undang dan profesional lain;
broker insurans, penilai kerugian dan penaja jamin;
ejen pemeriksaan latar belakang; dan
pelantar pemasaran bakat.

Kami mengambil langkah yang munasabah untuk memastikan syarat-syarat perkhidmatan dengan PPB kami mengakui bahawa kami terikat dengan kewajipan di bawah APDP untuk melindungi privasi data peribadi anda dan bahawa mereka tidak akan melakukan apa pun yang akan menyebabkan kami melanggar kewajipan tersebut.

Sebaik sahaja kami menubuhkan dan mengekalkan hubungan pekerjaan, kakitangan atau hubungan penempatan dengan anda, kami menggunakan data yang anda berikan kepada kami, untuk mematuhi undang-undang dan peraturan, termasuk tetapi tidak terhad kepada undang-undang pekerjaan, cukai dan keselamatan sosial dan peraturan sanction kebangsaan dan antarabangsa. Untuk tujuan yang disebutkan di atas, Randstad mungkin memindahkan data peribadi anda kepada entiti Randstad lain yang menyediakan perkhidmatan bagi pihak Randstad.

8. data peribadi perujuk (berkenaan kepada calon)

Penghantaran rujukan adalah penting untuk proses pengambilan pekerja kerana kami memberi pertimbangan kritikal terhadap sebarang input yang diberikan kepada kami daripada perujuk.

Dengan mengemukakan permohonan anda, anda dikehendaki menyerahkan nama dan data peribadi perujuk yang anda ingin hubungi. Sebelum anda memberi kami sebarang data peribadi mengenai perujuk anda, anda mesti memberitahu setiap perujuk tujuan penggunaan data peribadi (mereka) oleh Randstad dan mendapatkan kebenaran mereka untuk menzahirkan kepada kami data mereka untuk tujuan menilai pencalonan anda untuk kekosongan semasa atau masa depan yang kami mungking terlibat dengan anda dari semasa ke semasa.

9. sekiranya anda tidak memberi maklumat yang diperlu

Melainkan jika dinyatakan, semua maklumat yang diminta oleh Randstad adalah wajib.

Anda berhak untuk tidak memberi data peribadi anda kepada kami. Namun, sekiranya anda tidak memberikan maklumat ini kepada kami, kami mungkin tidak berupaya untuk menyediakan perkhidmatan kami kepada anda. Sebagai contoh, jika anda seorang calon kami mungkin terhad dalam keupayaan kami untuk mencari pekerjaan yang sesuai untuk anda.

10. pemasaran langsung

Kami mungkin memproses data peribadi anda untuk tujuan pemasaran tetapi hanya melalui cara berikutan:

kami akan menghubungi calon dan peserta (jika berkaitan) semasa mereka berdaftar dengan kami dengan berita terkini berhubung dengan peluang pekerjaan, maklumat pasaran dan promosi dari semasa ke semasa;
kami akan menghantar pelanggan laman web, berita kami dan makluman kerja yang telah dilanggan; dan
kami akan menghubungi pelanggan yang kami mempunyai hubungan, dengan maklumat pasaran dan promosi dari semasa ke semasa.
 

Apabila menghantar bahan pemasaran langsung kami akan memberi anda pilihan sama ada anda ingin menerima komunikasi pemasaran lebih lanjut atau tidak. Kami biasanya menggunakan e-mel, telefon dan / atau SMS. Sekiranya anda ingin mengubah pilihan anda untuk cara perhubungan, sila melawati www.randstad.com.my/my-randstad/.

11. cara Randstad melindungi sekuriti maklumat anda

Kami mengambil semua langkah yang munasabah untuk melindungi data peribadi anda daripada penyalahgunaan, kehilangan, akses tidak sah, pengubahsuaian dan penzahiran.

Kami mempunyai beberapa langkah keselamatan untuk melindungi maklumat anda. Sebagai contoh, data peribadi anda disimpan di pejabat yang terjamin aman dan dalam pangkalan data berkomputer yang memerlukan log masuk dan kata laluan untuk mendapat akses. Akses kepada pangkalan data hanya tersedia kepada mereka yang memerlukan akses tersebut. Semua kakitangan terikat dengan perjanjian kerahsiaan mengenai maklumat syarikat dan pelanggan. Pengunjung ke premis kami sentiasa diiringi oleh seorang kakitangan untuk tempoh lawatan.

Oleh kerana kemudahan penyimpanan dan pelayan teknologi maklumat kami terletak di negara lain, data peribadi anda boleh dipindahkan ke, disimpan, digunakan dan diproses dalam bidang kuasa selain dari Malaysia. Anda memahami dan bersetuju dengan pemindahan data peribadi anda dari Malaysia seperti yang diterangkan di sini dan di bawah seksyen 7.1 dan 7.3.

Di mana kami memindahkan data peribadi anda ke negara di luar Malaysia, kami akan mengambil langkah-langkah untuk memastikan bahawa data peribadi anda terus menerima standard perlindungan yang sekurang-kurangnya sebanding dengan yang diberikan di bawah APDP.

12. ketepatan data peribadi

Secara amnya, kami bergantung kepada data peribadi yang diberi oleh anda (atau wakil anda yang diberi kuasa). Untuk memastikan data peribadi anda adalah terkini, lengkap dan tepat, sila memberi kemasi kini kepada kami jika terdapat perubahan pada data peribadi anda dengan memaklumkan Pegawai Perlindungan Data secara bertulis atau melalui e-mel di butiran hubungan yang disediakan di bawah.

13. hak anda – penarikan balik persetujuan anda

Anda berhak untuk menarik balik persetujuan anda untuk pemprosesan data peribadi anda dengan memberi notis yang munasabah kepada Randstad dengan menghantar permintaan bertulis kepada Pegawai Perlindungan Data kami di butiran hubungan yang disediakan di bawah.

Setelah menerima permintaan bertulis anda untuk menarik balik persetujuan anda, kami mungkin memerlukan masa yang berpatutan (bergantung kepada kerumitan permintaan dan kesannya terhadap hubungan kami dengan anda) untuk permintaan anda diproses dan untuk kami memaklumkan anda tentang implikasi penarikan balik persetujuan anda.

Kami juga mungkin meminta anda untuk mengesahkan identiti anda dan meminta maklumat lanjut mengenai permintaan anda.

14. hak anda – pembetulan maklumat yang diberi

Jika anda ingin membuat (a) permintaan akses untuk mendapatkan salinan data peribadi yang kami pegang tentang anda atau maklumat mengenai cara kami menggunakan atau menzahirkan data peribadi anda, atau (b) permintaan pembetulan untuk membetulkan atau mengemas kini mana-mana data peribadi anda yang kami pegang tentang anda, anda boleh menghantar permintaan anda secara bertulis atau melalui e-mel kepada Pegawai Perlindungan Data kami di butiran hubungan yang disediakan di bawah.

Sila ambil perhatian bahawa bayaran yang munasabah mungkin dikenakan untuk permintaan akses. Jika berkenaan, kami akan memaklumkan anda tentang bayaran sebelum memproses permintaan anda.

Kami akan bertindak balas terhadap permintaan anda secepat mungkin. Jika kami tidak dapat menjawab permintaan anda dalam masa dua puluh satu (21) hari selepas menerima permintaan anda, kami akan memaklumkan anda secara bertulis berkenaan masa yang mana kami akan dapat menjawab permintaan anda. Sekiranya kami tidak dapat memberikan data peribadi anda atau membuat pembetulan yang diminta oleh anda, secara amnya kami akan memberitahu anda tentang sebab-sebab mengapa kami tidak dapat melakukannya (melainkan jika kami tidak diwajibkan di bawah APDP).

14.2 calon

Jika anda seorang calon, maklumat yang diberikan oleh perujuk atau dari pelanggan tentang anda sering kali diberikan secara rahsia. Oleh itu, penzahiran pendapat yang diberikan oleh perujuk atau pelanggan mungkin mempunyai kesan yang tidak munasabah terhadap privasi individu tersebut. Jika perujuk atau pelanggan memberikan maklumat mengenai anda secara rahsia, anda tidak boleh mengakses maklumat ini, dan kami tidak akan dapat memberinya tanpa kebenaran perujuk atau pelanggan (seperti yang berkenaan).

15. pengekalan data peribadi

Kami boleh mengekalkan data peribadi anda selagi perlu untuk memenuhi tujuan yang dikumpulkan, atau seperti yang diperlukan atau dibenarkan oleh undang-undang yang terpakai. Kami akan berhenti mengekalkan data peribadi anda, atau mengeluarkan cara di mana data tersebut boleh dikaitkan dengan anda, dengan seberapa segera munasabah untuk menganggap bahawa pengekalan itu tidak lagi berfungsi dengan tujuan yang mana data peribadi dikumpulkan, dan tidak lagi diperlukan untuk tujuan undang-undang atau perniagaan.

16. penggunaan laman web kami

Seperti kebanyakan laman web, apabila anda melawati laman web kami, kami boleh merakam maklumat tanpa nama seperti alamat IP (di mana tidak digunakan untuk mengenal pasti individu tertentu), masa, tarikh, merujuk URL, halaman yang diakses dan dokumen yang dimuat turun, jenis pelayar dan sistem pengendalian.

Kami juga menggunakan "cookies" dan alat penjejakan yang lain. Cookie adalah fail kecil yang tinggal di komputer anda sehingga, bergantung kepada sama ada ia adalah cookie sessional atau berterusan, anda mematikan komputer anda atau ia tamat tempoh. Cookie boleh mengumpul dan menyimpan data peribadi anda. Anda boleh melaraskan penyemak imbas internet anda untuk melumpuhkan cookie. Sekiranya cookies dilumpuhkan, anda masih boleh menggunakan laman web kami, tetapi mungkin terhad pada penggunaan beberapa ciri. Untuk mendapatkan maklumat lanjut tentang cookie di laman web kami, sila periksa penyataan cookie di www.randstad.com/cookies.

17. laman web luaran

Laman web atau perkomunikasian kami mungkin mengandungi pautan ke atau dari laman web lain. Laman web luaran yang dikaitkan dengan atau dari laman web Randstad tidak berada di bawah kawalan kami dan anda dinasihatkan untuk menyemak kenyataan privasi mereka. Pengguna perlu ambil perhatian bahawa terdapat risiko yang berkaitan dengan penghantaran maklumat melalui Internet dan oleh itu, anda harus membuat penilaian anda sendiri tentang potensi risiko terhadap keselamatan maklumat anda.

18. perubahan terhadap Kenyataan Privasi ini

Kenyataan Privasi kami dikaji dan dikemas kini dengan kerap, dan butiran terkini akan sentiasa tersedia di laman web kami.

19. cara menghubungi kami

Jika anda ingin membuat sebarang pertanyaan atau aduan atau permintaan untuk mengakses, membetulkan atau mengehadkan pemprosesan data peribadi kamu, sila hubungi:

Pegawai Privasi Data Randstad Malaysia

No. telefon: +603 2036 6608 / 6637

e-mel: privacy@randstad.com.my 

alamat: Level 8, Menara Weld, 76, Jalan Raja Chulan Kuala Lumpur 50200

Sekiranya terdapat sebarang percanggahan di antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia notis ini, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.